ACCESS: TUT_ACCESS_08

Una consulta en una base de datos es una pregunta que se realiza para obtener una respuesta concreta sobre los datos que contiene.

Las consultas permiten organizar, localizar o editar los datos que contienen las tablas.

Las consultas se pueden almacenar para utilizarlas posteriormente sin necesidad de volver a crearlas.

Tipos de consultas:

Consulta de sección. Permite visualizar los resultados en Vista Hoja de datos. Los llamados campos calcados utilizan datos de las propias tablas.
Consulta de parámetros. Permite generalizar la consulta ya que es posible introducir cada vez un parámetro (dato) distinto.
Consulta de datos anexados. Se utiliza para añadir nuevos registros a una tabla existente.
Consulta de actualización. Se usa para realizar una modificación global en algún campo de la tabla.
Consulta de eliminación. Se utiliza para eliminar registros de una tabla existente.
Consulta de creación de tabla. Este tipo de consulta permite generar una nueva tabla a través de la consulta.

La forma más sencilla de realizar consultas es mediante el Asistente para consultas.

Podemos elegir entre:

Asistente para consultas sencillas. Crea la consulta con los datos seleccionados.
Asist. consultas de tabla ref.cruzadas. Crea una consulta de tabla de referencias cruzadas que muestra los datos en un formato compacto, similar a una hoja de datos.
Asistente para búsqueda de duplicados. Crea una consulta que busca registros con valores de campos duplicados en una tabla o consulta.
Asistente de búsqueda de no coincidentes. Crea una consulta que busca los registros de una tabla que estén relacionados con los registros de otra tabla.

Con el Asistente para consultas crearemos una consulta sencilla sobre y los cursos que imparten.

Podemos modificar la consulta. Hacemos clic sobre el campo Matrícula de la tabla cursos y lo arrastramos sobre la consulta. Si la guardamos y volvemos a abrir veremos que el nuevo registro aparece en la consulta,

Es posible crear consultas de forma manual, desde cero, sin usar el asistente.

Queremos realizar una consulta en la que los campos que tienen que aparecer pertenecen a 3 tablas. Datos:

Nombre y apellidos del alumno
Curso que realiza
Precio de la matrícula del curso
Nombre y apellidos del profesor

Con el botón Diseño de consulta mostramos las 3 tablas necesarias para la consulta.

Vemos que no hay relación entre la tabla cursos y alumnos.

Por lo que tenemos que mostrar la tabla ALUMNOS-CURSOS.

Cuando la tenemos, organizamos mejor las tablas para ver claramente sus referencias.

Haciendo doble clic en los campos marcados en la imagen, los incorporamos a la consulta.

Los campos de los apellidos de alumnos y profesores los ordenamos ascendentemente (alfabéticamente).

Nombramos la consulta y la guardamos.

En Vista modo de tabla podemos ver el resultado de la consulta.

Podemos querer realizar una consulta con más de un criterio, por ejemplo, ver los alumnos que estudian internet o informática.

Preparamos las tablas de la la consulta.

Hacemos doble clic en los campos que queremos que aparezcan en la consulta.

Y en criterio de los cursos escribimos Internet o Ofimática

Vemos el resultado de la consulta:

Podemos añadir que además aparezcan sólo los alumnos que nacieran a partir de 1990.

Añadiremos el criterio como aparece en la imagen.

Estamos pidiendo que la consulta nos devuelva los alumnos que estudien internet o informática que además hayan nacido a partir del 31/12/1989

Vemos el resultado de la búsqueda al añadir este último criterio.

Pero si "bajamos" el criterio >31/12/1989 a la línea inferior, el resultado de la consulta cambiará, pues lo que le estamos pidiendo es que nos devuelva los alumnos que hayan estudiado internet e informática o cuya fecha de nacimiento sea posterior a 31/12/1989.

Este será el resultado:

Uso de varios criterios:

Criterio O
Para un criterio que cumpla más e una condición podemos optar por:

Introducir cada una de las condiciones en filas diferentes
Introducir las condiciones en la fila Criterios separando cada una de ellas por la letra O

Si el criterio cumple una condición en distintos campos hay que introducir cada una de las condiciones en filas diferentes.

Criterio Y

Criterio para que se cumpla más de una condición en un mismo campo:

Introducir cada una de las condiciones en la misma fila (fila Criterios) . tendremos que repetir el campo que debe cumplir la condición tantas veces como condiciones haya.
Introducir las condiciones en la fila Criterio separando cada una de ellas por la letra Y

Criterio Y y O

Si queremos establecer un criterio que cumpla más de una condición en diferentes campos debemos introducir cada una de las condiciones en la misma fila para el criterio Y y en diferentes filas para el criterio O

Diseño de consultas con parámetros

Las consultas con parámetros permiten modificar las condiciones cada vez que se ejecuta la consulta.

Ejecutaremos una consulta que devuelve los alumnos que estudian un curso determinado, pero de forma que sirva para utilizarla independientemente del curso que se desee consultar.